Pytania i odpowiedzi
Szanowni Państwo!
Poniżej przedstawiamy najczęściej zadawane nam pytania oraz odpowiedzi. Mamy nadzieję, że rozwieją one Państwa wątpliwości w kwestii wizyty w archiwum, dostępu do dokumentów oraz ich kopii.
Wizyta w Archiwum
Jak mogę rozpocząć poszukiwania w Archiwum?
- Aby rozpocząć poszukiwania należy umówić się na wizytę w Archiwum telefonicznie lub e-mailowo (dane w zakładce Kontakt).
Jakie dane muszę podać podczas umówienia wizyty?
- Dane potrzebne do rezerwacji miejsca w pracowni to imię, nazwisko i telefon kontaktowy. Podczas umawiania zalecamy podanie, w jakich księgach metrykalnych lub innych jednostkach będą prowadzone poszukiwania, aby usprawnić proces udostępniania. Podać należy nazwę parafii oraz sygnaturę jednostki, np.: Toruń Katedra AA 001.
Skąd mam wiedzieć, z jakich jednostek będę korzystać?
- Spis wszystkich ksiąg metrykalnych znajduje się w zakładce Katalog Ksiąg Metrykalnych. Jest to spis alfabetyczny parafii, których księgi posiadamy. Po kliknięciu konkretnej parafii pobierze się spis wszystkich ksiąg z danej parafii, wraz z ich sygnaturami np. AA 001, AE 003, jakie z tej parafii posiadamy. Pozostałe jednostki znajdują się w zakładce Pomoce Archiwalne w formie inwentarzy i spisów.
Czego potrzebuję, by móc rozpocząć poszukiwania?
- Należy mieć ze sobą dowód osobisty do wypełnienia zgłoszenia użytkownika. W przypadku pracy z oryginałami dokumentów należy mieć ze sobą również rękawiczki bawełniane lub jednorazowe. Zachęcamy również do wcześniejszego zapoznania się z Regulaminem Archiwum i Regulaminem Pracowni Naukowej dostęnymi w zakładce Pliki do pobrania.
Skąd mam wiedzieć, czy otrzymam oryginały dokumentów, czy ich skany?
- Z zasady wszystkie księgi metrykalne (chrztów, ślubów, zgonów itd.) udostępniamy w formie skanów, a pozostałą dokumentację parafialną (np.: księgi kasowe, inwentarze) w formie oryginałów.
Jakich informacji potrzebuję, by móc rozpocząć kwerendę (poszukiwania)?
- Podstawowa informacja to dane osobowe poszukiwanej osoby, np.: imię, nazwisko lub imiona i nazwiska rodziców w przypadku aktów chrztu. Kolejna informacja to przybliżony czas życia danej osoby, np.: I połowa XIX w. im bardziej zawężony czas tym poszukiwania są łatwiejsze. Ostatnia informacja to miejsce udzielenia danej osobie sakramentu, czyli obszar, na którym mieszkała lub przebywała. Może to być zawężone do jednej parafii, wówczas poszukiwania są prostsze, ale można również przeszukać większy obszar. Więcej informacji o poszukiwaniach znajduje się na prezentacji umieszczonej poniżej.
Czy mogę korzystać z urządzeń elektrycznych w pracowni?
- Można korzystać po wcześniejszym zapytaniu dyżurującego Archiwisty. Podczas korzystania nie można przeszkadzać innym użytkownikom oraz wykonywać zdjęć udostępnionych dokumentów.
Dostęp do dokumentów
Czy dostęp do dokumentów jest płatny?
- Tak, opłata wynosi 7 zł za jednorazowe wypożyczenie każdej jednostki, np.: jednej księgi metrykalnej, niezależnie od jej wielkości czy czasu poświęconego na jej przeszukanie. Z opłaty zwolnieni są studenci i doktoranci piszący prace dyplomowe, po przedstawieniu zaświadczenia od promotora.
Czy jeśli zamawiam drugi raz tę samą jednostkę to ponownie płacę?
- Tak. Podczas każdej wizyty składa się zamówienie, które jest ważne tylko w tym dniu, w którym zostało złożone. W następnym dniu wizyty zamówienie z dnia poprzedniego nie jest już aktualne i należy ponownie złożyć zamówienie oraz opłacić koszt wypożyczenia jednostki.
Z jakich dokumentów mogę korzystać?
- Do ksiąg metrykalnych chrztów dostęp możliwy jest po 100 latach od wytworzenia aktu, np.: w czerwcu 2022 r. udostępniamy wszystkie akta z danej księgi wytworzone przed czerwcem 1922 r. Pozostałe księgi, np.: ślubu, zgonu udostępniamy po 80 latach.
Pozostałe jednostki (niebędące księgami metrykalnymi) udostępniamy po 50 latach od zakończenia prowadzenia jednostki i jeśli dany zespół posiada inwentarz lub spis akt.
Dlaczego nie mogę korzystać z księgi zgonów przed upływem 80 lat? Przecież osób zmarłych nie dotyczy RODO.
- W księgach zgonów często umieszczone są informacje o osobach pozostawionych przez zmarłego, np. małżonku czy dzieciach. Ich dane również musimy chronić.
Jak mogę uzyskać dostęp do dokumentu, jeśli nie jest jeszcze udostępniany?
- Osoby najbliższe mogą uzyskać odpis dokumentu. W tym celu należy złożyć wniosek o wydanie odpisu, w którym należy podać datę (dzień, miesiąc, rok), parafię udzielenia sakramentu oraz imię i nazwisko osoby, której udzielono danego sakramentu. Wniose znajduje się w zakładce Pliki do pobrania.
Kto może otrzymać odpis dokumentu, który nie jest jeszcze udostępniany?
- Osoba, której dany akt dotyczy; rodzice; dziadkowie; dzieci; wnuki; rodzeństwo; małżonek; pełnomocnik.
Czy nie ma żadnej możliwości dostępu do późniejszej dokumentacji lub dokumentacji nieopracowanej?
- Możliwy jest dostęp do celów naukowych po wcześniejszym pisemnym zapytaniu skierowanym do Archiwum. Do zapytania należy dołączyć list polecający od opiekuna naukowego pracy. Każda taka sytuacja rozpatrywana jest indywidualnie przez Dyrekcję Archiwum i nie gwarantuje dostępu do jednostek.
Kopie dokumentów
Czy mogę wykonać zdjęcie aktu podczas wizyty w Archiwum?
-Wykonywanie zdjęć aktów jest niezgodne z regulaminem.
Czy mogę zamówić wykonanie kopii lub skanu aktu?
-Archiwum nie wykonuje ksero przechowywanej dokumentacji i nie wydaje posiadanych skanów użytkownikom.
Jak mogę uzyskać kopię dokumentu?
-Skopiować można treść dokumentu poprzez jej własnoręczne spisanie lub złożenie wniosku o wydanie odpisu dokumentu.
Potrzebuję mojego aktu chrztu do ślubu, co muszę zrobić?
- Należy złożyć Wniosek o wydanie odpisu znajdujący się w zakładce Pliki do pobrania. We wniosku należy podać dokładną datę i parafię udzielenia sakramentu oraz dane osobowe (w przypadku kobiet przypominamy, że w części górnej, adresowej, należy wpisać swoje aktualne dane, natomiast niżej w miejscu danych sakramentu nazwisko panieńskie). We wniosku należy zaznaczyć także, że wnioskuje się o dokument urzędowy oraz podać powód-np. zawarcie związku małżeńskiego.
Co muszę zrobić, by uzyskać odpis dokumentu?
- Odpis wydawany jest na podstawie Wniosku o wydanie odpisu, znajdującego się w zakładce Pliki do pobrania. We wniosku należy podać dokładną datę i parafię udzielenia sakramentu oraz dane osoby, której go udzielono.
Co, jeśli nie znam dokładnej daty/ miejsca udzielenia sakramentu?
- Należy wówczas umówić się na wizytę w Archiwum i przeprowadzić poszukiwania w księgach metrykalnych. Poszukiwania można przeprowadzić samodzielnie, zlecić je rodzinie/ znajomym lub firmie świadczącej usługi genealogiczne. Pracownicy Archiwum również odpłatnie prowadzą poszukiwań na zlecenie.
