Dla parafii

Zgodnie z dekretem Biskupa Toruńskiego z dnia 24 czerwca 2001 roku o powołaniu Archiwum Akt Dawnych Diecezji Toruńskiej i dekretami późniejszymi, celem Archiwum jest  gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt z terenów Diecezji Toruńskiej. Parafie zobligowane są do przekazywania zakończonych do końca II wojny światowej wszelkich materiałów (ksiąg metrykalnych, dokumentacji parafialnej).

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Dawnych Diecezji Toruńskiej

1. Za przejmowanie materiałów archiwalnych w Archiwum Akt Dawnych Diecezji Toruńskiej odpowiada Dyrektor Archiwum. Dyrektor ma prawo do upoważnienia archiwisty Diecezji Toruńskiej do prowadzenia spraw związanych z przejęciem materiałów archiwalnych do Archiwum.
2. Archiwum przejmuje materiały archiwalne uporządkowane i zewidencjonowane, w wyjątkowych sytuacjach także materiały nieuporządkowane.
3. Strona przekazująca przygotowuje materiały do transportu.
4. Protokół przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden pozostaje w Archiwum, drugi w jednostce przekazującej materiały archiwalne.
5. Termin przejęcia akt wyznaczany jest za porozumieniem stron. Możliwe jest dostarczenie materiałów archiwalnych do Archiwum, jak i ich odbiór przez archiwistów Diecezji Toruńskiej z parafii (kontakt: tel. 56 658 46 32; e-mail: archiwum_to@diecezja.torun.pl).

Lokal archiwum bieżącego

1. Zabroniona jest lokalizacja archiwum na strychu.
2. Nie zaleca się lokalizacji archiwum w piwnicy.
3. Lokal archiwum powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, z możliwie stałą temperaturą w ciągu roku, ze sprawną instalacją elektryczną, wentylacją oraz kanalizacyjną .
4. Lokal musi być chroniony przed pożarem, włamaniem, nasłonecznieniem oraz zalaniem.
5. Dostęp do magazynów archiwalnych winny mieć osoby tylko do tego upoważnione.
6. Magazyny powinny być wyposażone w regały metalowe oraz urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.
7. Należy pamiętać o zachowaniu czystości w lokalu archiwum.
8. Do odkurzania dokumentacji powinien służyć sprzęt wyposażony w filtr HEPA.
9. Zabronione jest samodzielne wykonywanie reparacji oraz ingerowania w zabytkową strukturę materiałów archiwalnych.